พนักงานลากิจ-ลากะทันหัน ต้องแจ้งสาเหตุไหม แบบไหนถึงไม่ถูกอนุมัติ ฟังมุมมองจาก HR มือฉมัง

• เคสพนักงานขอลากิจ หรือลากะทันหัน โดยแจ้งเหตุจำเป็นต่าง ๆ เป็นเคสคลาสสิกและกลายเป็นข้อถกเถียงสำหรับแวดวง HR ในไทยบ่อยครั้ง โดยเฉพาะเมื่อเกิดข่าวใหญ่ในปี 2566
• การลากิจ ลากะทันหัน จากพนักงาน กับแนวทางปฏิบัติจากทั้งหัวหน้างาน และ HR ควรออกมาในรูปแบบการหาทางออกร่วมกัน โดยคำนึงถึงเรื่องการสื่อสาร ความเห็นอกเห็นใจกัน และเข้าใจกัน

เชื่อว่ามนุษย์ทำงานทุกคนเคยมีประสบการณ์เรื่องการลางาน อาจจะเคยขอลาแล้วไม่ได้รับอนุมัติ หลายคนเคยลากิจแล้วโดนซักถามเหตุผลการลาจนรู้สึกอึดอัด ในขณะที่บางคนเคยเจอเพื่อนร่วมงานลากิจแบบฉุกเฉินเร่งด่วนจนเราอดสงสัยไม่ได้ว่า แบบนี้ก็ได้ด้วยหรือ?

ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์การลางานแบบไหน จะเป็นหัวหน้าหรือลูกน้อง เป็นนายจ้างหรือลูกจ้าง The People at Work คอลัมน์ว่าด้วยเรื่องราวของมนุษย์ในที่ทำงานรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นมนุษย์เงินเดือน มนุษย์ออฟฟิศ หรือจะเป็นฟรีแลนซ์ ในครั้งนี้เราได้รับเกียรติจากคุณลิขิต สมบูรณ์ HR Director ชาวไทยที่มีโอกาสร่วมงานกับบริษัทข้ามชาติในต่างแดนยาวนานกว่า 10 ปี มานั่งจับเข่าคุยประสบการณ์งาน HR ทั้งในเมืองไทยและต่างประเทศ ว่าด้วยเรื่องการลางานของพนักงาน  

การลากิจตามหลักสากลต้องเป็นอย่างไร

“การลากิจทั่ว ๆ ไปมีเงื่อนไข 2 อย่าง หนึ่ง ลาไปทำธุระที่คนอื่นทำแทนเราไม่ได้ ต้องไปด้วยตนเองเท่านั้น ต้องไปแสดงตัว เช่น แสกนใบหน้าหรือลายนิ้วมือ และสอง ไม่สามารถไปทำวันหยุดได้ ส่วนเหตุผลของการลาจะเป็นเรื่องอะไรก็ได้ขอให้เข้าข่าย 2 ลักษณะนี้ ถือว่าเป็นการลากิจ”

“การลากิจที่สหรัฐอเมริกาจะเป็นการลาล่วงหน้า ไม่มีลาฉุกเฉินแบบที่เคยเจอในเมืองไทย การลาล่วงหน้ามีข้อดี คือไม่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานเนื่องจากตัวพนักงานสามารถบริหารจัดการภาระงานที่ตัวเองรับผิดชอบล่วงหน้าในวันที่ตัวเองลากิจ อย่างไรก็ตาม การลากิจแบบฉุกเฉินเร่งด่วนก็สามารถทำได้ถ้ามีเหตุจำเป็น”

 

การขออนุญาตลากิจจำเป็นต้องบอกเหตุลผลการลาด้วยหรือเปล่า?

คุณลิขิต ตอบคำถามอย่างน่าสนใจว่า

“ตามหลักแล้ว เหตุผลของการลากิจไม่จำเป็นต้องแจ้งกับหัวหน้างาน แต่สำหรับสังคมไทยการแจ้งเหตุผลการลากิจให้หัวหน้างานทราบกลับเป็นเรื่องธรรมดา น่าจะเป็นธรรมเนียมแบบไทย ๆ ที่อยากทราบว่าจะไปทำธุระอะไร ต้องไปด้วยตัวเองหรือเปล่า ไปวันหยุดได้มั้ย ซึ่งต่างจากหลักสากลทั่วไป ถามเหตุผลการลาไม่ได้ ไม่จำเป็นต้องบอกว่าลาไปทำอะไร

อย่างที่สหรัฐอเมริกาถือว่า เรื่องนี้เป็นเรื่องส่วนตัว ต่างจากเมืองไทย ถือเป็นวัฒนธรรม ธรรมเนียมปฏิบัติ การบอกเหตุผล ที่จริงก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร ถ้าเราไม่ได้โกหก คนไทยไม่ยึดเรื่องความเป็นส่วนตัวแบบสังคมอเมริกา จากประสบการณ์การทำงานด้าน HR คิดว่าเรื่องนี้ขึ้นอยู่กับธรรมเนียมปฏิบัติของแต่ละประเทศ”

คิดว่าอะไรเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการดูแลพนักงานเรื่องการลากิจ กรณีที่มีความจำเป็นเฉพาะบุคคล?

“การสื่อสารเป็นประเด็นที่สำคัญมากสำหรับการรับมือกับเหตุการณ์การลากิจที่ไม่เป็นไปตามระเบียบของบริษัท การสอบถามสาเหตุการลาด้วยความใส่ใจหรือมีความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) กับลูกน้อง รวมถึงมีเซนส์เรื่องคนเป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน การเป็นหัวหน้างาน ความใส่ใจ ความเห็นอกเห็นใจเป็นเรื่องสำคัญโดยเฉพาะเรื่องที่อ่อนไหวอย่างการเจ็บไข้ได้ป่วยของคนในครอบครัวลูกน้อง เราต้องให้ความสำคัญ”

“ปัจจุบันการสื่อสารผ่านทางข้อความเป็นที่นิยมใช้กันมาก การจับอารมณ์ความรู้สึกของพนักงานผ่านตัวอักษรจึงเป็นเรื่องยาก อย่างได้รับข้อความขอลาเพื่อดูแลแม่ที่ป่วยหนัก คนที่เป็นหัวหน้าเมื่อได้ข้อความขอลากิจควรโทรไปสอบถามพูดคุย แสดงความห่วงใย ในขณะเดียวกัน การคุยกันจะทำให้ได้รับข้อมูลว่าอาการป่วยเป็นอย่างไร รุนแรงขนาดไหน ถ้าจำเป็นต้องลามากกว่าที่ระเบียบบริษัทกำหนด HR ควรหาทางออกที่เหมาะสมให้ เช่น ใช้สิทธิลาพักร้อนหรือการลาแบบไม่ได้รับเงินเดือนกรณีที่สิทธิวันลาพักร้อนถูกใช้หมดแล้ว”

“นอกจากเรื่องการสื่อสารแล้ว ความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้างานและลูกน้องก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน ความสัมพันธ์ที่ดีส่งผลต่อความวางใจต่อกัน อย่างในกรณีที่ผมเคยเจอลูกน้องที่เป็นพนักงานใหม่ในทีม HR มาทำงานไม่ครบปีจะขอลาออกเนื่องจากอยากไปเที่ยวแบ็กแพ็กกับเพื่อนต่างชาติที่เดินทางมาเที่ยวรอบโลกและแวะเมืองไทย แต่วันลาพักร้อนที่จะใช้สิทธิของพนักงานเข้าใหม่อายุงานไม่ครบปีจะลาได้เพียงไม่กี่วันเท่านั้น

พอได้คุยกันก็รู้ว่ามีกำหนดการเดินทางไว้ประมาณ 3 อาทิตย์ ผมเสนอให้ลาแบบไม่ได้รับเงินเดือนเป็นระยะเวลา 1 เดือน ซึ่งการลายาว 1 เดือน พนักงานที่ลาไปสามารถไปทดลองงานที่ใหม่ได้เลยนะ ดังนั้น ถ้าไม่ไว้ใจกันย่อมเป็นเรื่องยากที่จะยอมให้ใช้สิทธิการลาในลักษณะนี้”

 

จากประสบการณ์ทำงานต่างประเทศ เคยเจอการลาที่นอกเหนือกฎเกณฑ์ซึ่งบริษัทกำหนดบ้างไหม?

“เจอแทบทุกเดือน การทำงานต่างประเทศทำให้ต้องเจอพนักงานต่างชาติที่กลับบ้านแล้วอยากอยู่นานเกินกว่ากฎระเบียบทางบริษัทกำหนดด้วยเหตุผลส่วนตัว ส่วนใหญ่จะดูแลเป็นรายกรณีไป มีอยู่กรณีหนึ่งที่มีภารกิจส่วนตัวทำให้ต้องขอลาเพิ่มอีก 2 อาทิตย์ พอลงไปคุยแล้วพบว่า ลักษณะงานเป็นงานที่ทำจากที่บ้านจากประเทศเขาได้ มีระบบอินเตอร์เน็ตใช้งานได้ดี สื่อสารและทำงานได้ กรณีนี้เลยลงเอยที่พนักงานลา 4 อาทิตย์ และทำงานจากที่บ้านอีก 2 อาทิตย์ พนักงานก็แฮปปี้ หัวหน้างานก็โอเค

พอเราอนุมัติคนหนึ่งคนเป็นกรณีพิเศษ ไม่นานเรื่องนี้รู้กันทั้งบริษัท ข่าวสารที่ส่งออกไปเป็นไปในทางบวก เช่น องค์กรแคร์พนักงาน บริษัทพยายามหาทางออกให้พนักงาน แบบนี้ทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร ซึ่งสารที่ส่งออกไปต้องชัดเจนและต้องทำเดี๋ยวนั้นทันที เพื่อให้รู้ว่า HR ทำเพื่อพนักงาน บริษัททำเพื่อพนักงาน โดยที่บริษัทไม่ได้เสียหายอะไร และถ้ามีกรณีอื่นๆ เราก็สนับสนุน ช่วยเหลือหาทางออกแบบนี้เช่นกัน ไม่ได้ทำเพื่อประโยชน์ของใครคนใดคนหนึ่ง”

 

พอได้ยินแบบนี้ เราอดสงสัยไม่ได้ว่า ในทางปฏิบัติจะไม่ทำให้พนักงานคนอื่นๆ เอาแบบอย่าง หรือตั้งคำถามว่าให้สิทธิพิเศษกับพนักงานคนใดคนหนึ่งหรือเปล่า?  

คุณลิขิต ให้คำตอบว่า “ปกติพนักงานที่คิดลบกับองค์กรย่อมมีอยู่แล้ว แต่เป็นส่วนน้อย ถ้าพนักงานคิดลบและอยากพูดไม่ดีก็พูดได้ทุกเรื่อง ต่อให้เป็นข่าวดีก็สามารถมองเป็นข่าวร้ายได้

ดังนั้น การหยิบยกเรื่องนี้มาคุยกันเพื่อส่งสัญญาณที่ถูกต้องว่า องค์กรใส่ใจและให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคนเหมือนกัน และพร้อมหาทางออกที่ตอบสนองความจำเป็นของพนักงานแต่ละคนโดยรักษาผลประโยชน์ของบริษัท อย่างกรณีนี้พนักงานหยุดไปเที่ยวแบ็กแพ็กกับเพื่อนต่างชาติได้ โดยที่บริษัทไม่ต้องจ่ายค่าจ้าง เรียกว่า Win-Win กันทุกฝ่าย เป็นหน้าที่ของ HR ที่ต้องหาทางออกให้สามารถตอบความต้องการของทั้งองค์กรและพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีความสุขในการทำงาน ขณะเดียวกันบริษัทก็ไม่เสียประโยชน์”

 

กรณีการลาที่นอกเหนือจากกฎระเบียบของบริษัทคำถามที่เราสงสัยตามมาคือ HR จะสื่อสารกับพนักงานคนอื่น ๆ อย่างไร?

“ต้องทำอย่างโปรงใส่ แจ้งก่อนล่วงหน้า ไม่ใช่รู้กันอยู่แค่ 2 คนระหว่างหัวหน้าที่อนุมัติและลูกน้องที่ขอลางาน ซึ่งขั้นตอนการสื่อสารอย่างโปรงใส่ อันดับแรกต้องแจ้งผู้บริหารที่เป็นเจ้านายที่เป็นสายการบังคับบัญชาโดยตรงให้รับรู้ก่อนว่า จะให้เงื่อนไขการหยุด การลาอย่างไร เพื่อสอบถามความเห็นและข้อกังวล โปร่งใสกับหัวหน้างานตามสายการบังคับบัญชา

ภาษาอังกฤษเรียกว่า Report Grandfather หรือรายงานคุณปู่ก่อนว่าหลานจะหยุดงานนะ อย่างกรณีน้องพนักงานใหม่ที่เล่ามา ผมซึ่งเป็น HR Director ต้องแจ้งกับ MD หลังจากนั้นแจ้งในที่ประชุมประจำสัปดาห์ในแผนก HR ให้ทุกคนในแผนกทราบโดยทั่วกัน เป็นความโปร่งใสในระดับแผนก

การบอกทุกคนในแผนกให้รู้เป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะทุกคนจะเป็นกระบอกเสียงไปบอกต่อกับคนอื่น เมื่อมีใครถามถึง รวมถึงหัวหน้าของเราที่เป็น Grandfather ก็สามารถเป็นกระบอกเสียงให้กับเพื่อนร่วมงานในระดับเดียวกันได้ด้วย พอข่าวนี้แพร่ออกไปจะทำให้พนักงานเห็นว่า ในกรณีแบบนี้ บริษัทยังสามารถยืดหยุ่นกฎระเบียบได้เลย ถ้ามีเหตุจำเป็นในกรณีอื่น ๆ บริษัทย่อมสามารถให้ลาได้แน่นอน”

 

พอฟังแบบนี้แล้วอดสงสัยไม่ได้ว่า ถ้ามีกรณีที่อนุญาตให้ลาในกรณีพิเศษแล้วมีพนักงานคนอื่นเดินมาถามจะทำอย่างไร?

คุณลิขิต ให้คำตอบที่น่าสนใจอีกครั้งว่า “ดีเลย ยิ่งมีคนมาถามยิ่งดี เพราะเราอยากสื่อสารเรื่องนี้อย่างโปร่งใส่อยู่แล้ว เป็นโอกาสให้เราสื่อสารถึงความใส่ใจ ห่วงใยที่เรามีต่อพนักงานทุกคนในองค์กร เราพร้อมยืดหยุ่นในแนวทางปฏิบัติให้ตอบความต้องการของพนักงานตามลักษณะงานโดยงานขององค์กรไม่เสียหายด้วยเช่นกัน”

 

กรณีที่หัวหน้างานไม่อนุญาตให้ลา บอกว่าถ้าให้ลาแล้วจะทำให้งานเสียหาย ในฐานะ HR ควรรับมืออย่างไร?

“ลงไปคุยดูครับ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีพนักงานคนใดคนหนึ่งลาแล้วงานจะเสียหายขนาดไปต่อไม่ได้เลย ขนาด CEO ยังลาได้ พนักงานที่ไม่ใช่ตำแหน่ง CEO ย่อมต้องลาได้ จากประสบการณ์ การตอบแบบนี้เป็นเพียงแค่ข้ออ้าง ทุกเคสที่ลงไปคุยลาได้หมด ถ้าอนุญาตให้ลาไม่ได้ การอ้างว่าขาดพนักงานคนนี้ แผนกคุณทำงานไม่ได้ มีปัญหา

ผมถามต่อทันทีเลยว่า ถ้าสมมติว่าพนักงานคนนี้ป่วยหรือเกิดอุบัติเหตุกะทันหันแบบนี้จะทำอย่างไร ถ้ายังยืนยันว่ามีผลกระทบร้ายแรง ผมคงต้องขอดู Job Analysis ซึ่งเป็นเอกสารที่บอกเรื่องกำลังคนและแผนสำรองของตำแหน่งงานนั้น รวมถึงดู Succession Plan  ซึ่งเป็นแผนการวางคนที่จะทดแทนในตำแหน่งงานนี้ เพื่อจะดูว่าใครจะทำงานทดแทนกันได้บ้าง

ถ้าตอบว่าขาดพนักงานคนนี้แล้วแผนกทั้งแผนกทำงานไม่ได้เลย นี่สะท้อนให้เห็นว่า หัวหน้างานมีปัญหาแล้ว อย่างน้อยหัวหน้างานต้องลงมาช่วยทำแทนได้ ซึ่งการช่วยทำงานแทน ยามที่ลูกน้องป่วยก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร ดังนั้น จากประสบการณ์ที่ผ่านมา เรื่องแบบนี้ไม่เคยเป็นปัญหาสำหรับผม”  

จากที่ฟังประสบการณ์และหลักคิดที่คุณลิขิต เล่ามา พอจะสรุปได้คร่าวๆ ว่า งานของ HR มีหน้าที่เป็นคนกลาง ประสานให้ภาพรวมของการทำงานราบรื่น พนักงานทุกคนอยู่ภายใต้กฎระเบียบเดียวกันของบริษัทและสามารถทำงานได้อย่างมีความสุข

หากปรากฎการลาที่อยู่นอกกฎเกณฑ์ HR มีหน้าที่ไปคุยกับหัวหน้างานเพื่อหาทางออกร่วมกัน เป็นตัวกลางพูดคุยระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน รวมถึงนำเสนอทางเลือกต่างๆ เพื่อไม่ให้กระทบกับงานเมื่อพนักงานต้องลางาน โดยปักหมุดล็อกเป้าไว้ที่ความต้องการของพนักงานและบริษัท ส่วนหนทางที่เราจะไปสู่เป้าที่เราล็อกไว้เป็นสิ่งที่ HR ต้องหาทางออกร่วมกันกับทุกฝ่าย

 

เรื่อง: เพชร ทิพย์สุวรรณ อดีต Corporate HR ที่ชอบเม้ามอยเทคนิคและเคล็ดลับการทำงานผ่านตัวหนังสือ

ปัจจุบันเป็นวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการคัดเลือก พัฒนาบุคคลากรของ ALERT Learning and Consultant

ภาพ: เหตุการณ์สมมติ ตกแต่งภาพขึ้นเพื่อประกอบเนื้อหา